La gestión de información y sus recursos (Parte II)

Si les interesó la parte I sobre La gestión de información y sus recursos (Parte II): Modelo para la gestión académica. 

Trabajo de la especialista Norma Barrios Fernández, espero esta parte sea un complemento a la primera y les sea de beneficio en sus estudios futuros.

En este trabajo se exponen los resultados de una investigación para optar por el grado de doctor en ciencias de la información. Se refieren los presupuestos teóricos de la gestión de recursos de información en la gestión de información a considerar en el diseño de modelos de gestión de información en las organizaciones. Se analizan las particularidades de la gestión de recursos de información en instituciones académicas y soluciones adoptadas, sus ventajas, insuficiencias ydeficiencias. 

Presenta tendencias de la educación superior que condicionan las acciones a realizar para la gestión de información en instituciones académicas y el fomento de la cultura informacional. Se analiza la situación actual de los recursos de información en la Universidad de La Habana y se propone un modelo de gestión de información académica, sus basamentos teóricos, presupuestos metodológicos y los pasos para la implantación. 

Se define la filosofía y misión del modelo, los componentes, grupos funcionales, la plataforma de distribución o interfaz de intercambio de información y los recursos de información. Se exponen los requerimientos y prioridades para la implementación y las conclusiones y recomendaciones que se derivan del estudio realizado.

Introducción

Hasta hace algunos años, la preocupación de las organizaciones se centraba en la carencia de información y en la ineficacia de los mecanismos para su obtención y acceso. En la actualidad la actividad gerencial de las organizaciones se caracteriza por un incremento considerable de la información que se manipula en la organización, porque la generan ellas mismas o la adquieren para elevar su competitividad y eficiencia, lo que es expresión de un nuevo modelo de gestión que están asumiendo las organizaciones contemporáneas que centran su atención en el uso de la información como un recurso estratégico de la organización.

En ese contexto la gestión de información, que ha ganado un espacio en la literatura especializada desde la década del 80, abarca especialmente 2 categorías: una que hace énfasis en el manejo efectivo de información a partir de su ciclo de vida, y otra que hace énfasis en la gestión de la información (contenidos).

 A los efectos del análisis que se realiza en esta investigación, conceptualmente se considera que la gestión de información es la acción integradora y el efecto de administrar los recursos de información internos y externos de la organización y las tecnologías que se emplean, por lo que se requiere establecer la dirección apropiada de las personas que intervienen en su manipulación, a fin de asegurar que el valor y los beneficios obtenidos del uso de la información sean iguales o mayores a los costos en que se incurrió para su recolección, organización, almacenamiento, recuperación, uso y eliminación.

Este concepto abarca también la acción de dirigir de modo adecuado el flujo de necesidades de información, contabilizar los costos que se derivan del manejo de la información, evitar la duplicidad en el tratamiento de la información y solucionar conflictos relacionados con la información que permitan legitimar las acciones de la organización.

Los nuevos paradigmas en el ambiente organizacional, junto al desarrollo acelerado de la industria de la información, condicionaron la necesidad de lograr una plena integración de las actividades de gestión documental, de gestión de archivos y gestión tecnológica, como componentes de la llamada gestión de información corporativa. 

Los datos y la información pueden aparecer en diferentes portadores y fluyen por canales formales e informales. El ordenamiento y manejo de la información como recurso, en organizaciones que hacen uso intensivo de la información, requiere del empleo correcto de las funciones y del tratamiento de la información, con vistas a facilitar un mayor control y aprovechamiento en las diversas actividades consustanciales a la misión y objetivos estratégicos de la institución.

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núm. 1-2 (2004)